Proyecto para la Implementación de un Sistema

Requerimientos funcionalidades
Notas del Procedimiento Actual
Manual básico de uso de Optisistem
Estudio de Caso: Catsalut

Requerimientos funcionalidades

Gestor de citas
- Usuario principal: Ortoptik staff
  - La recepcionista introduce la disponibilidad de cada Profesional
  - La recepcionista le da una cita única o un Paquete de citas al Paciente
  - El pago debe ir a la Base de datos de Pagos por Adelantado y/o Cuentas por Cobrar
  - Seguimiento de Asistencia, Anulaciones (Comunicadas con 24 horas de anticipación), Reprogramación o No Presentación.
- Usuarios optativos: Los Pacientes
  - Opción 1. El paciente deja sus datos de contacto, el motivo de su consulta y la fecha y hora en la que quiere ser atendido (Posible para Paquetes)
  - Opción 2. El paciente cuenta con la disponibilidad de cada Profesional y él mismo separa su cita. (Posible para Primera cita o Cita Única)
Gestor de Historias Médicas
- Formulario de Prescripción Óptica: Contiene Datos del Paciente, Medida de Lejos y Cerca, Medida de Lentes de Contacto y el Tipo de Evaluación
- Capacidad de integrar varios pacientes en un mismo Grupo de Familia.
Registro de Ventas
- Registro de Ventas
  - Orden de Venta por Servicios: Se genera a partir de los datos del Paciente introducidos en el Formulario de Prescripción Óptica. Debe especificarse si el monto es por una cita única o un Paquete de citas; el Tipo de Pago (Efectivo, Visa, Billeteras Digitales o Transferencia) y si el pago es Por Cobrar o Cancelado. Una copia se le da al Paciente.
  - Orden de Venta por Contrato: Se genera a partir de los datos del Paciente introducidos en el Formulario de Prescripción Óptica. Debe especificarse los datos de la Montura, Material de Lentes, Fabricación, etc; así como el Tipo de Pago (Efectivo, Visa, Billeteras Digitales o Transferencia) y si el pago es Por Cobrar o Cancelado. Una copia se le da al Paciente.
  - Orden de Laboratorio (Uso interno únicamente): Se genera a partir de los datos de la Orden de Venta por Contrato (Montura, Material, etc) y tiene la opción de agregársele la información de Compra (Proveedor y Gastos de trabajo).
- Cuadre de Caja Diaria (Ingresos, Gastos, Recojos)
- Control de Cuentas por Cobrar
- Facturación electrónica y envio autmoático a Sunat
- Control de Balances a nivel Administrativo (Gastos fijos, pagos, etc)
Gestor de stock y catálogo de productos
- Permite llevar una base de datos interna de los productos y mostrar al público información e imágenes de los productos en venta

Notas:

Se sugiere que el Sistema permita el ingreso de Información en Lote (csv o excel), para que el proceso de Migración de la información sea más eficiente
Se sugiere la posibilidad de integrar la Marcación del Personal

Notas del Procedimiento Actual

Actualmente la Programación de Citas se hace mediante Google Sheets.
- Se registran los nombres de las Licenciadas por horas y sus respectivos Pacientes (Nombre, Edad, Celular); además del Motivo, la Asistencia, el Tipo de Pago y N de Comprobante.
La comunicación con los pacientes se hace por Whatsapp, mediante llamadas desde el Celular de la Empresa o Presencialmente.
Los Pacientes en Lista de Espera se registran en otro documento de Google Sheets donde también se ingresa el Precio, la Fecha, el Horario y si finalmente la Cita fue aceptada.

Manual básico de uso de Optisystem

Pantalla Principal

Procesamiento de Nueva Orden de Trabajo

Ingresar Paciente

Teclear el nombre del Paciente; si es un Cliente antiguo aparecerá su nombre en un despegable.

Elegir el Paciente antiguo. Se rellenan sus datos automáticamente

En caso de ser un Paciente nuevo, ingresar los datos personales

Añadir Productos a la Orden de Trabajo

Se pueden añadir Monturas y otros materiales a la Orden con su respectiva Cantidad y Precio.

Añadir Lentes a la Orden de Trabajo

Se puede elegir la Medida que ya se registró anteriormente o crear una Nueva, en base a esta Medida se completará automáticamente con la Medida (recuadro inferior). También se usará esta medida para asociarle el Material y el Tipo de Lente, así como su Precio.

Finalmente Productos, Lentes, Medida, Material, Cantidad y Precio aparecen en un listado en la pantalla principal.

Se pueden usar las Observaciones para especificar los Proveedores.

Pagos en la Orden de Trabajo

Se puede elegir Pago Por Efectivo, Tarjeta o ambos. Además del Importe a pagar (Pago completo o Adelanto) se puede introducir el N de Referencia, por ejemplo el N de Orden que estamos trabajando.